La presente política de privacidad tiene como objetivo proteger el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellas se encuentre almacenada en bases de datos o archivos. En este sentido, REAGENDAR, propiedad de EN REDES CONSULTORES S.A.S., establece lineamientos claros respecto al uso, transmisión, administración y demás actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales.
Esta política se expide en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008 (Ley de Habeas Data), la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, así como en las demás normas que regulen, modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales en Colombia.
Su finalidad es garantizar que REAGENDAR, en calidad de Responsable del Tratamiento de la información, lleve a cabo dicho tratamiento en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, salvaguardando en todo momento los derechos de los Titulares de la información.
Definiciones
- Autorización
- Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Base de Datos
- Es el conjunto organizado de información de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato personal
- Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. El dato personal puede ser público, semiprivado o privado.
- Responsable del Tratamiento
- Es la persona natural o jurídica de naturaleza pública o privada que, actuando por ella misma o conjuntamente con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para los efectos del presente documento se entiende como Responsable del Tratamiento a REAGENDAR.
- Titular
- Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento
- Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Identificación del responsable y/o encargado del tratamiento
- Nombre o razón social: EN REDES CONSULTORES S.A.S.
- NIT: 901099431-5
- Domicilio: Cl. 45 #29-60, Sotomayor, Bucaramanga, Santander.
Principios rectores
REAGENDAR desarrolla el Tratamiento de los Datos Personales respetando las normas generales y especiales sobre la materia y aplicando de manera armónica e integral los siguientes principios:
- Principio de legalidad: al Tratamiento de la información contenida en las Bases de Datos custodiadas por REAGENDAR le será aplicable, en lo pertinente, lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen, modifiquen y/o complementen.
- Principio de finalidad: el Tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es debida y previamente informada al Titular.
- Principio de libertad: el Tratamiento sólo se ejercerá cuando se cuente con el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular.
- Principio de veracidad o calidad: la información será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No serán objeto de Tratamiento datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
- Principio de transparencia: REAGENDAR garantiza el derecho del Titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
- Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los Datos Personales, la ley y la Constitución. Salvo la información pública, los datos no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, excepto cuando el acceso sea técnicamente controlable.
- Principio de seguridad: la información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales no públicos deberán garantizar su reserva, incluso después de finalizada su relación con las labores que comprende el Tratamiento.
- Principio de temporalidad: el periodo de conservación será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se recolectaron los datos y mientras existan obligaciones pendientes o los tiempos adicionales exigidos por normas especiales.
Categorías especiales de datos
Datos sensibles
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los que revelan origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, datos de salud, vida sexual y datos biométricos.
Tratamiento de datos sensibles
El Tratamiento de datos sensibles podrá realizarse cuando:
- El Titular haya dado su autorización explícita, salvo los casos en que por ley no sea requerida.
- Sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado; en esos eventos los representantes legales deberán otorgar la autorización.
- Sea efectuado dentro de actividades legítimas y con las debidas garantías por una fundación, ONG, asociación u organismo sin ánimo de lucro con finalidad política, filosófica, religiosa o sindical, respecto de sus miembros o personas con contactos regulares por razón de su finalidad.
- Se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- Tenga una finalidad histórica, estadística o científica, adoptando las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Datos personales de niñas, niños y/o adolescentes
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean de naturaleza pública deberá responder y respetar su interés superior, asegurar el respeto de sus derechos fundamentales y valorar la opinión del menor cuando cuente con madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Cumplidos estos requisitos, el representante legal podrá otorgar la autorización, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado.
Autorización especial de datos personales sensibles
La autorización para el tratamiento de esta clase de datos tendrá como única finalidad su utilización dentro del proceso de solicitud de visa, en la medida en que dicha información sea requerida por la embajada o entidad competente del país de destino.
REAGENDAR, en calidad de intermediario, no exigirá al Titular la entrega de datos de carácter sensible o reservado como condición obligatoria para la prestación del servicio. Las autoridades migratorias y consulares de otros países podrán considerar dichos datos como requisito para el trámite o ingreso a su territorio, situación ajena a la responsabilidad de la empresa.
Tratamiento y finalidades
El Tratamiento de Datos se llevará a cabo exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política, así como en las autorizaciones específicas otorgadas por el Titular. También se efectuará cuando exista una obligación legal o contractual que así lo requiera.
Finalidades operativas y legales
- Cumplir con las obligaciones legales que exigen verificar e identificar al Titular, garantizando la autenticidad de sus datos y el ejercicio de sus derechos de conocimiento, actualización y rectificación.
- Prestar, personalizar y mejorar los servicios, incluyendo el cumplimiento del contrato, la gestión y procesamiento de pagos y el diligenciamiento de formularios y requisitos exigidos por la embajada correspondiente.
- Permitir al Titular solicitar la actualización de sus datos para mantenerlos veraces, completos, exactos y vigentes.
- Solicitar actualizaciones cuando sean necesarias para la prestación del servicio, el cumplimiento de obligaciones contractuales o legales y la comunicación efectiva.
- Profundizar en los productos y servicios para mejorarlos y adaptarlos a las necesidades de cada usuario.
- Realizar trámites internos y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
- Gestionar el proceso contable de la entidad.
- Mantener un archivo digital con la información correspondiente a cada contrato.
- Realizar análisis estadísticos, de calidad y desempeño orientados a la mejora continua.
Labores de mercadeo
- Enviar comunicaciones comerciales, promocionales, publicitarias y de fidelización por WhatsApp, correo electrónico, SMS, llamadas u otros medios autorizados.
- Contactar al Titular para recordatorios de servicio, encuestas de satisfacción, actualización de información y programas de fidelización.
- Analizar hábitos de consumo y segmentar clientes con fines estadísticos, de mercadeo y mejora de servicios.
- Recolectar, analizar y segmentar información mediante Google Ads, Google Analytics, Google Tag Manager y otras plataformas de publicidad o analítica.
- Captar y almacenar información suministrada mediante páginas web, landing pages, formularios electrónicos y cookies, con fines de contacto comercial, prestación de servicios y envío de información promocional.
- Desarrollar estrategias de marketing y publicidad personalizadas basadas en compras anteriores, productos consultados u otras interacciones del Titular.
Transferencia y transmisión de datos personales
REAGENDAR podrá transmitir y transferir datos personales a terceros con quienes tenga una relación contractual u operativa necesaria para la prestación de sus servicios o cuando lo exijan las leyes y regulaciones aplicables.
Estos terceros podrán incluir proveedores de hosting, plataformas de mensajería como WhatsApp Business API, CRM, servicios de analítica, call centers y demás aliados tecnológicos o logísticos. Los datos también podrán ser entregados a responsables independientes, nacionales o internacionales, siempre que se cumpla la normativa y se garantice un nivel adecuado de protección.
Los datos podrán ser consultados, intercambiados o circulados con entidades del sector real, entidades sometidas a la inspección de la Superintendencia Financiera y de la Superintendencia de Industria y Comercio, y operadores de información o bancos de datos nacionales o extranjeros.
En todos los casos se adoptarán medidas técnicas, contractuales y organizacionales para que los terceros respeten esta Política. En transmisiones internacionales se suscribirán contratos o cláusulas que regulen los alcances del tratamiento, las actividades del encargado y sus obligaciones de confidencialidad y seguridad.
Derechos y condiciones de legalidad para el tratamiento de datos
Derechos de los Titulares
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de Tratamiento.
Autorización del Titular
Para efectos del Tratamiento se solicitará autorización previa e informada del Titular, obtenida mediante cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas.
Casos en que no es necesaria la autorización
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Deberes del responsable del tratamiento
- Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada.
- Informar sobre la finalidad de la recolección y los derechos que asisten al Titular.
- Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar y rectificar la información cuando corresponda.
- Tramitar consultas y reclamos en los términos legales.
- Informar al Titular, cuando lo solicite, sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos sobre violaciones a los códigos de seguridad cuando exista riesgo en la administración de la información.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Área responsable de peticiones, consultas y reclamos
Las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares deberán dirigirse al área de PQRS por medio de los siguientes canales:
- WhatsApp: +57 310 5271336
- Correo: atencion.legal@enredesconsultores.com
- Atención presencial: oficina más cercana en las sedes informadas por Reagendar.
Procedimientos
Consultas
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en la base de datos de REAGENDAR, previa validación y acreditación de identidad. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Cuando no sea posible atenderla dentro de ese término, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.
Reclamos
- El reclamo deberá incluir identificación del Titular, descripción de los hechos, dirección física y electrónica, teléfono y los documentos que se quieran hacer valer.
- Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.
- Si quien recibe el reclamo no es competente, lo trasladará a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
- El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles. Si no es posible responder dentro de ese término, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes.
Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato
Los Titulares podrán solicitar en cualquier momento la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización mediante la presentación de un reclamo. La solicitud no procederá cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante REAGENDAR.
Modificaciones a la política
REAGENDAR se reserva el derecho de modificar en cualquier momento esta Política para adaptarla a cambios normativos, regulatorios, jurisprudenciales, doctrinales, contractuales o a ajustes en sus prácticas internas.
Toda modificación será publicada en el sitio web oficial, indicando la fecha de entrada en vigor. Cuando la normativa lo exija, REAGENDAR comunicará oportunamente a los Titulares los cambios sustanciales.
Última actualización: 22 de octubre de 2025. Vigente a partir de esta fecha.